엑세스같은 데이터베이스를 배워야 하는 이유 : 엑셀의 한계.
회사의 데이터 관리를 모두 엑셀로 하다보니.. 그 실력은 나날이 늘어갔지요.
데이터 관리를 처음 접하던 저에게 엑셀로 할 수 없는 것은 없다는 모토를 갖고 있었고요.
현재는 VBA도 공부하고 업무에 적용하고 있습니다.
그러나 한계가 없지 않았습니다.
현업의 관점에서 엑셀의 한계성과 한계를 극복하기 위해 진행중인 솔루션을 말씀드릴게요.
엑셀은 10mb만 넘어도 시트 로딩 속도가 눈에 띄게 느려졌습니다.
대용량 시트는 'SUMIF' 같은 수식을 걸거나, 심지어 필터를 거는 중에도 파일이 죽기 일 수 였습니다.
그러다보니 대용량 엑셀 파일의 불필요한 행과 열을 삭제하거나, 피벗을 이용해 요약된 정보만 저장하는 방식을 채택하게 되었습니다.
그러한 방식으로 정리된 자료는 결국 정확한 수치가 아닌 추산치이거나, 막상 필요한 상세 정보는 이미 삭제된 경우가 많더군요.
뿐만아니라 매번 원본 파일을 가공해야 하는 업무가 발생합니다.
솔루션은 데이터 관리의 도구로 DBMS (데이터베이스 관리 시스템 Database Management System) 를 체택하는 것입니다. 대표적인 DBMS는 Oracle, MySQL, SQL Server, PostgreSQL, MS Access 등이 있습니다.
Oracle과 MySQL이 가장 선호된다고 하나, 무허가 프로그램에 보수적인 보안정책을 갖는 회사 환경과 접근성의 이유로 MS 엑세스를 선택했습니다. (컴활 1급 종목이기도 하죠 ㅎㅎ)
엑세스를 배우기 전에 엑셀(스프레드시트)와 엑세스(데이터베이스)의 차이를 알아야 했습니다.
스프레드시트와 데이터베이스는 모두 데이터를 관리하는 도구이지만 몇 가지 중요한 차이점이 있습니다.
스프레드시트와 데이터베이스의 차이
- 구조
: 스프레드시트는 행과 열로 구성된 2차원 표 형식의 데이터 구조를 가지고 있습니다. 행과 열의 교차점에 위치하는 셀은 특정 데이터를 저장할 수 있습니다. 수식을 이용하여 셀의 데이터를 가공하여 복잡한 계산을 자동으로 수행할 수 있습니다.
반면 데이터베이스는 테이블 형태의 구조를 가지고 있으며, 여러 테이블이 관계를 맺고 연결될 수 있습니다.
테이블의 특정 열에 대한 검색을 빠르게 수행할 수 있도록 '인덱스' 구조를 사용합니다. 기본 키(primary key)를 통해 레코드를 고유하게 식별하여 중복을 방지하고 데이터베이스의 무결성(integrity)을 유지합니다. - 용도 및 성능
: 스프레드시트는 일정 수준까지만 데이터를 처리 할 수 있습니다. 주로 작은 규모의 데이터를 다루고 분석하는 데 사용됩니다. 파일의 크기가 일정 수준 이상 커질 경우 파일을 열거나 저장하는 데에도 오랜 시간이 소요될 수 있습니다.
이는 데이터가 메모리에 직접 로딩되기 때문입니다.
셀 단위의 편집이 가능하기 때문에 소규모 데이터를 가공할 경우 스프레드시트는 데이터베이스보다 편하고 쉽습니다.
반면 데이터베이스는 대규모 데이터를 저장하고, 검색, 분석, 보고 및 관리하는 데 사용되며 스프레드시트보다 빠르고 효율적인 처리를 제공할 수 있습니다. 저장된 데이터의 일부를 보여주는 방식이기 때문에, 대용량 DB를 다룬다고 해도 엑셀같은 상황은 일어나지 않습니다. 열 단위로 정확한 형식의 데이터만 입력되며 셀 단위 가공이 불가능하기 때문에, 소규모의 데이터를 다룰 경우 엑셀에 비해 비효율적입니다.
따라서, 스프레드시트는 간단한 작업에 적합하며, 데이터베이스는 대규모 데이터 처리가 필요한 상황에서 적합합니다.